Tarjouspyyntö hosting- tai pilvipalvelusta: näin saat vertailukelpoiset tarjoukset

Vertailukelpoiset tarjoukset syntyvät, kun kaikki ehdokkaat saavat saman kuvauksen kuormasta ja vastaavat samoihin kysymyksiin samassa muodossa. Tarjouspyyntöön kannattaa liittää valmis hintaerittelytaulukko, jossa jokainen laskun osa – palvelimet, tallennus, liikenne, IP-osoitteet, varmuuskopiot, tuki, lisenssit ja ylläpito – on omalla rivillään, sekä kysymykset palvelutasosta, tietosuojasta ja poistumisesta. Tämä opas antaa rungon, jota voit käyttää hallinnoidun hostingin, VPS-palvelun tai pilvikumppanin hankinnassa. Opas kuuluu kokonaisuuteen sopivimman palvelinratkaisun valinta.

Tarjouspyynnön rakenne

1. Tausta: yrityksen toimiala, koko ja mitä palvelulla tavoitellaan.
2. Nykytila: nykyiset palvelimet, sovellukset, datamäärät ja mittaukset (prosessori, muisti, levy, liikenne).
3. Vaatimukset: käytettävyys, sallittu katkos, varmuuskopiointi, sijainti, tietoturva.
4. Palvelun laajuus: mitä tarjoajan pitää tehdä ja mitä yritys tekee itse.
5. Hintaerittely: valmis taulukko, joka täytetään.
6. Sopimusehdot: sopimuskausi, irtisanominen, hinnankorotukset, vastuut.
7. Tietosuoja ja sijainti: käsittelijäsopimus, alikäsittelijät, siirrot.
8. Poistuminen: datan vienti, siirtymäaika, maksut.
9. Aikataulu ja yhteyshenkilö.

Kuorman kuvaus: mitä tarjoajan pitää tietää

Mitä tarkemmin kuvaat kuorman, sitä vähemmän tarjoaja joutuu arvaamaan – ja sitä vähemmän tarjouksiin tulee varmuuden vuoksi ylimitoitusta.

Liitä mukaan mittausdata, jos sellainen on. Mitoituksen periaatteet ovat oppaassa palvelimen mitoitus.

Hintaerittelytaulukko

Pyydä tarjoajia täyttämään tämä taulukko. Ilmoita, että hinnat annetaan verottomina, euroissa ja kuukausitasolla, ja että käyttöperusteiset erät arvioidaan kuvatulla kuormalla.

Pyydä lisäksi: valuutta ja kurssin määräytyminen, jos osa hinnoista on dollareissa; hinnankorotusehto; sitoumusalennukset erikseen eriteltyinä. Pyydä myös, että tarjoaja merkitsee jokaisen rivin joko kiinteäksi tai käyttöperusteiseksi ja kertoo, millä oletuksella käyttöperusteinen rivi on laskettu. Silloin näet heti, mitkä erät voivat kasvaa, ja voit tarkistaa oletukset omista luvuistasi.

Kysymykset palvelutasosta, tietosuojasta ja poistumisesta

Palvelutaso

• Mikä on käytettävyystaso, miten se mitataan ja mitä hyvityksiä alitus tuo?
• Mitkä ovat vasteajat arkisin ja päivystysaikana?
• Kuka tekee palautustestit ja kuinka usein?

Tietosuoja ja sijainti

• Toimitatteko GDPR 28 artiklan mukaisen käsittelijäsopimuksen ja alikäsittelijälistan?
• Missä maissa data, varmuuskopiot ja tukipalvelu sijaitsevat?
• Millä perusteella mahdolliset siirrot EU:n ulkopuolelle tehdään?

Poistuminen

• Mikä on irtisanomisaika vaihtoa varten, siirtymäaika ja datan hakuaika?
• Missä muodoissa data viedään, ja mitä vienti maksaa?
• Luovutetaanko dokumentaatio ja tunnukset sopimuksen päättyessä?

Datasäädöksen vaihtosäännöt ovat oppaassa Data Act ja pilvipalvelun vaihto.

Tarjousten vertailu samalla perusteella

Kun tarjoukset saapuvat, muunna ne samaan muotoon:

1. Laske jokaisesta kolmen vuoden kokonaiskustannus, mukaan lukien käyttöönotto ja arvioitu korotus.
2. Lisää omaan ylläpitoon jäävä työ tunteina ja euroina.
3. Lisää dollarihintoihin valuuttapuskuri.
4. Merkitse puuttuvat tiedot riskeiksi.

Havainnollinen esimerkki: kaksi kuvitteellista tarjousta.

Kolmen vuoden kustannus: A:n kuukausikulu ensimmäisenä vuonna 620 + 100 = 720 €, eli 8 640 €. Toisena vuonna 8 640 × 1,03 = 8 899,20 € ja kolmantena 8 899,20 × 1,03 = 9 166,18 €. Yhteensä käyttöönoton kanssa 1 500 + 8 640 + 8 899,20 + 9 166,18 = 28 205,38 €.

B:n kuukausikulu 540 + 285 + 60 = 885 €, eli 10 620 € ensimmäisenä vuonna. Toisena vuonna 10 620 × 1,05 = 11 151 € ja kolmantena 11 708,55 €. Yhteensä 33 479,55 €.

Pienempi kuukausimaksu ei tehnyt B:stä edullisempaa, koska lisätyöt ja varmuuskopiot tulivat päälle. Laskelmassa korotus on sovellettu koko kuukausikuluun yksinkertaisuuden vuoksi. Korotuksen vaikutuksen voit tarkistaa hinnankorotus- ja valuuttapuskurilaskurilla, ja kuukausikulut kuukausiarviolla.

Selvennyskierros ja neuvottelu

Harvoin kaikki tarjoukset vastaavat kaikkiin kysymyksiin. Varaa aikatauluun selvennyskierros, jossa lähetät jokaiselle tarjoajalle omat tarkentavat kysymyksensä ja pyydät puuttuvat hinnat. Kirjaa vastaukset ja liitä ne sopimuksen liitteeksi, jotta lupaukset eivät jää sähköpostiketjuun.

Neuvottelussa kannattaa keskittyä asioihin, joilla on todellista merkitystä kokonaiskustannukseen:

• Uusimishinta ja korotusehto: korotuskatto tai sidonta indeksiin voi olla arvokkaampi kuin ensimmäisen vuoden alennus.
• Lisätöiden tuntihinta ja sisältyvät tunnit: jos ylläpidossa on lisätöitä joka kuukausi, muutama sisältyvä tunti muuttaa vertailun.
• Käyttöönottomaksu: voidaanko se jakaa sopimuskaudelle tai hyvittää?
• Irtisanomisehdot ja määräaika: lyhyempi kausi tai irtisanomisoikeus korotuksen yhteydessä.
• Poistumisapu: paljonko dokumentaation ja datan luovutus maksaa sopimuksen päättyessä?

Havainnollinen esimerkki: tarjoajan A kanssa sovitaan, että käyttöönottomaksu 1 500 € puolitetaan ja korotus rajataan 2 %:iin. Kolmen vuoden kustannus laskee: 750 + 8 640 + 8 640 × 1,02 + 8 640 × 1,02² = 750 + 8 640 + 8 812,80 + 8 989,06 = 27 191,86 €, eli noin 1 014 € vähemmän kuin alkuperäinen 28 205,38 €.

Julkiset hankinnat

Jos yritys on hankintayksikkö tai toimii julkisen asiakkaan alihankkijana, hankintalaki ja asiakkaan tietoturvavaatimukset voivat koskea hankintaa. Tarkista kynnysarvot ja menettelyt hankintalaista ja asiakkaan ohjeista. Tämä opas on tarkoitettu yksityisen yrityksen hankintaan.

Käy lopuksi läpi valintalista ja sopimusehdot oppaasta hallinnoitu pilvi vai oma ylläpito.

Usein kysyttyä

Kuinka paljon aikaa tarjoajille kannattaa antaa?

Yksinkertaiseen hankintaan kaksi viikkoa on usein riittävä. Jos pyydät mitoitusehdotuksen ja arkkitehtuurin, varaa enemmän aikaa ja järjestä kysymyskierros.

Voiko julkisen pilven hinnaston liittää tarjoukseksi?

Pilvialustoilla hinnasto on julkinen, mutta kumppanilta kannattaa pyytää hintaerittely juuri sinun kuormallesi ja kirjaus siitä, mitä kumppani itse tekee.

Pitääkö tarjouspyynnössä kertoa budjetti?

Ei pakolla. Budjetin kertominen voi auttaa tarjoajia ehdottamaan sopivan kokoista ratkaisua, mutta voi myös ohjata hintoja ylöspäin.

Mitä teen, jos tarjoaja ei vastaa poistumiskysymyksiin?

Kirjaa se riskiksi. Datasäädös edellyttää, että vaihtamiseen liittyvät oikeudet on kirjattu sopimukseen, joten pyydä ehdot kirjallisesti ennen päätöstä.

Lähteet

• Hankintailmoitukset.fi (HILMA) — julkiset hankintailmoitukset
• Liikenne- ja viestintävirasto Traficom — datasäädöksen vaihtamisen säännöt
• Tietosuojavaltuutetun toimisto — käsittelijäsopimus
• Finlex — hankintalaki 1397/2016