Kirjanpitoaineisto pilvessä ja ulkomailla: mitä kirjanpitolain 2 luvun 7–10 § edellyttää

Kirjanpitoaineistoa saa säilyttää sähköisesti pilvipalvelussa, myös Suomen ulkopuolella, kunhan kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun vaatimukset täyttyvät. Ratkaisevaa on 9 §: tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti niin, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä. Lisäksi aineiston on oltava tarkasteltavissa ja tulostettavissa selväkielisessä muodossa (7 §), ja se on säilytettävä 10 §:n mukaiset ajat: tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet sekä muu aineisto vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Pilvessä tämä tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että säilytys ei saa katketa palvelun vaihtuessa tai päättyessä. Opas kuuluu kokonaisuuteen pilvilaskun sudenkuopat.

Kirjanpitolain vaatimukset palvelinympäristössä

Laki ei edellytä, että palvelin on Suomessa. Jos aineisto sisältää henkilötietoja, myös tietosuoja-asetuksen siirtosäännöt koskevat sitä; lue datan sijainti, GDPR ja siirrot.

Kolme tyypillistä tilannetta

1. Taloushallinnon SaaS-palvelu. Useimmilla pk-yrityksillä kirjanpito on taloushallinnon pilvipalvelussa tai tilitoimiston järjestelmässä. Silloin säilytyksen hoitaa usein palveluntarjoaja, mutta vastuu säilytyksestä on kirjanpitovelvollisella. Tarkista, mitä tapahtuu, jos vaihdat palvelua: saatko aineiston ulos selväkielisessä muodossa ja kirjausketju säilyen, ja kuinka kauan vanhaan aineistoon on pääsy.

2. Oma palvelin pilvessä. Jos yrityksellä on oma sovellus tai tiedostopalvelin, jossa on tositteita, säilytysaika on järjestettävä itse. Varmuuskopioiden kierto ei riitä: kuukausi- tai vuosikopiot voivat poistua automaattisesti ennen kuin kuusi tai kymmenen vuotta on kulunut.

3. Arkistointi objektitallennukseen. Pitkäaikaissäilytykseen sopii arkistoluokka tai muuttumaton objektitallennus, jossa aineistoa ei voi muuttaa eikä poistaa säilytysaikana. Varmista, että aineisto on avattavissa vielä vuosien päästä.

Kustannus: mitä 10 vuoden säilytys maksaa

Havainnollinen esimerkki: pk-yrityksen vuosittainen kirjanpitoaineisto (tositteet PDF-muodossa, kirjanpidot ja tilinpäätös) vie 20 Gt. Kymmenen vuoden kuluttua aineistoa on enintään 200 Gt (vanhimmat tositteet voi poistaa kuuden vuoden jälkeen, mutta oletetaan yksinkertaisuuden vuoksi, että kaikki säilytetään).

Tallennus itsessään on halpaa. Suuremmat kustannukset syntyvät työstä ja riskistä: vientimuotojen ylläpidosta, pääsyn varmistamisesta ja siitä, että aineisto pitää siirtää, kun palvelu vaihtuu. Kahden kopion periaate (esim. arkisto toisessa palvelussa) kaksinkertaistaa tallennuskulun, mutta pienillä määrillä se on muutamia euroja kuukaudessa.

Palvelun vaihto ja lopetus

Kun pilvipalvelu vaihtuu, kirjanpitoaineisto pitää siirtää niin, että sisältö ja kirjausketju säilyvät (7 §). EU:n datasäädös auttaa: datankäsittelypalvelun sopimuksessa on oltava vähintään 30 kalenteripäivän datan hakuaika siirtymäajan jälkeen, ja tarjoajan on vietävä data jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos yhteisiä standardeja ei ole. Lue Data Act ja pilvipalvelun vaihto ja siirto- ja poistumiskustannukset.

Jos yrityksen toiminta loppuu, kirjanpitovelvollisen tai sen oikeudenomistajan on 10 §:n 3 momentin mukaan järjestettävä aineiston säilyttäminen ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle säilyttäminen on uskottu. Pilvipalvelun tilaus ei jatku itsestään, joten säilytys pitää järjestää ennen kuin maksut lakkaavat.

Viranomaisen ja tilintarkastajan pääsy käytännössä

"Tarkastelu Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä" tarkoittaa käytännössä, että aineisto on löydettävissä ja avattavissa silloin, kun Verohallinto, muu viranomainen tai tilintarkastaja sitä pyytää. Pilviympäristössä kannattaa varmistaa:

• Tunnukset: vähintään kahdella henkilöllä on pääsy aineistoon, eikä pääsy ole yhden ylläpitäjän tai kumppanin varassa.
• Haku ja järjestys: tositteet on nimetty ja järjestetty niin, että tietty tosite löytyy kirjanpidosta ja päinvastoin (kirjausketju).
• Luovutusmuoto: aineisto voidaan antaa tarkastajalle esimerkiksi tiedostoina tai rajattuna lukuoikeutena, ilman että tarkastaja tarvitsee erityisohjelmiston.
• Lokit: tieto siitä, kuka on käsitellyt aineistoa, auttaa osoittamaan, ettei sisältöä ole muutettu tilinpäätöksen jälkeen.

Havainnollinen esimerkki: yrityksen tositteet ovat kumppanin ylläpitämällä palvelimella, ja vain kumppanilla on tunnukset. Kun tilintarkastaja pyytää aineistoa, kumppani on lomalla kaksi viikkoa. Viive voi olla "aiheeton", ja tilanne olisi vältetty yrityksen omilla lukutunnuksilla.

Muistilista

1. Kirjaa 7 a §:n luetteloon, missä palveluissa ja millä alueilla aineisto on.
2. Varmista, että aineisto voidaan viedä selväkielisessä muodossa ja kirjausketju säilyen.
3. Aseta säilytysaika vähintään lain mukaiseksi; älä luota varmuuskopioiden kiertoon.
4. Varmista pääsy Suomesta käsin myös silloin, jos ylläpitäjä tai kumppani vaihtuu.
5. Sovi palvelun päättymisen menettely sopimuksessa.
6. Tarkista erityissäännökset: muussa laissa voi olla säädetty pidemmästä säilytysajasta, ja EU:n rakennerahastotuen aineistolle voidaan säätää pidempi aika.

Kirjanpitolautakunta antaa kirjanpitolain soveltamisesta ohjeita ja lausuntoja; tarkista ajantasaiset ohjeet sen sivuilta tai tilitoimistolta. Varmuuskopioinnista lisää oppaassa varmuuskopiot ja snapshotit.

Milloin kysyä asiantuntijalta

Kysy tilitoimistolta tai tilintarkastajalta, jos aineistoa siirretään järjestelmästä toiseen, jos osa aineistosta on vain alkuperäisessä ohjelmistossa luettavassa muodossa tai jos yritys lopettaa toimintansa.

Usein kysyttyä

Pitääkö kirjanpitoaineisto säilyttää Suomessa?

Ei. Kirjanpitolain 2 luvun 9 § edellyttää, että aineiston tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä. Palvelimen sijaintia laki ei rajaa.

Riittääkö, että tositteet ovat taloushallinnon pilvipalvelussa?

Usein riittää, kunhan palvelu säilyttää aineiston lain vaatimalla tavalla ja ajan ja saat sen tarvittaessa ulos. Vastuu on kuitenkin yrityksellä, joten tarkista ehdot ja vientimahdollisuus.

Mitä tapahtuu, jos pilvipalvelun tarjoaja lopettaa?

Siksi aineistosta kannattaa pitää myös erillistä kopiota tai vientiä toisessa paikassa. Datasäädöksen hakuaika auttaa, kun vaihto tapahtuu sopimuksen mukaisesti, mutta yllättävä lopetus on riski, johon varaudutaan itse.

Saako vanhat tositteet poistaa kuuden vuoden jälkeen?

Kirjanpitolain mukainen vähimmäisaika tositteille on kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ellei muualla laissa ole säädetty pidempää aikaa. Tarkista muut säilytysvelvoitteet ennen poistoa.

Lähteet

• Finlex — kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luvun 7, 7 a, 9 ja 10 §
• Kirjanpitolautakunta — kirjanpitolain soveltamisohjeet
• Verohallinto — verotuksessa tarvittavan aineiston säilyttäminen
• Liikenne- ja viestintävirasto Traficom — datasäädöksen valvonta